# TimeShape — Digitale Zeiterfassung für Teams

> TimeShape ist eine digitale Zeiterfassung für Teams — verfügbar als mobile App (iOS und Android) und im Browser. Mitarbeiter stempeln per GPS-Standortprüfung ein und aus; Unternehmen erhalten eine rechtssichere, ArbZG- und DSGVO-konforme Stundenauswertung mit Export nach DATEV, Excel und CSV.

## Was ist TimeShape?

TimeShape ist eine Software zur digitalen Arbeitszeiterfassung für Teams mit mobilen oder verteilten Einsatzorten. Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit per Smartphone-App (iOS/Android) oder im Webbrowser. Beim Ein- und Ausstempeln prüft TimeShape den GPS-Standort (Geofence), sodass nachvollziehbar ist, dass am richtigen Einsatzort gestempelt wurde. Ein- und Ausstempeln funktioniert auch ohne gepflegte Projekte, Einteilungen oder Dienstpläne — wer nur die Arbeitszeit erfassen will, braucht nichts vorab einzurichten. Aus den erfassten Zeiten erzeugt TimeShape eine Stundenauswertung, die sich für die Lohnabrechnung exportieren lässt.

Anbieter ist KAIA by Kantarevic & Bastong GbR. TimeShape wird in Deutschland entwickelt und ausschließlich in EU-Rechenzentren betrieben.

## Funktionen im Überblick

- **GPS-Ein- und Ausstempeln mit Geofence:** Beim Stempeln wird der Standort geprüft. Pro Einsatzort lässt sich eine Geofence-Zone definieren, damit Stempelvorgänge dem richtigen Einsatz zugeordnet werden.
- **Höchstarbeitszeit:** An der gesetzlichen 10-Stunden-Grenze (§ 3 ArbZG) stempelt TimeShape automatisch aus und informiert die Verwaltung. Beim Verlassen eines Einsatzorts wird nicht automatisch ausgestempelt — Beginn und Ende der Arbeitszeit bestimmt der Mitarbeiter mit seinem Stempel.
- **Schicht- und Dienstplanung:** Dienstpläne für mehrere Personen inklusive Früh-, Spät- und Nachtdienst, Pausenabzügen und Standortzuweisung. Mitarbeiter werden bei Planänderungen benachrichtigt.
- **Urlaubsverwaltung:** Urlaubsanträge und Abwesenheiten werden digital gestellt, genehmigt und verwaltet.
- **Team-Chat:** Integrierte Kommunikation für das Team direkt in der App.
- **Foto-Dokumentation je Schicht:** Zu einer Schicht lassen sich Fotos hinterlegen — etwa zur Dokumentation von Arbeitsständen oder Übergaben.
- **ArbZG-Erinnerungen:** Automatische Erinnerungen an Pausen und Warnungen vor Erreichen der Höchstarbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz.
- **Stundenauswertung:** Erfasste Zeiten werden automatisch ausgewertet und für die Lohnabrechnung aufbereitet.
- **Projekte und Zuweisung:** Projekte mit Name, Adresse und Zeitraum werden im Web-Portal geplant und Mitarbeitern tageweise zugewiesen; die Projekterfassung auf dem Handy ist ein zubuchbares Modul, mit Abhaken, Foto und Kommentar.
- **Zeitkonto:** Soll, Ist und Saldo je Mitarbeiter, aus Arbeitszeitmodellen, erfassten Zeiten und Abwesenheiten. Monatsverlauf mit Eröffnung, Veränderung und Abschluss; manuelle Buchungen für Auszahlung, Korrektur und Übertrag.
- **Erfassung einstellbar:** Standort, Foto-Pflicht und die Prüfung gegen den Dienstplan lassen sich firmenweit und je Mitarbeiter ein- oder ausschalten.
- **Module:** Projekterfassung (App), Homeoffice (Arbeitsort an der Buchung) und Terminal/Kiosk (ein Gerät stempelt mehrere Personen, nach Absprache).
- **Vier Sprachen:** App und Web-Portal sprechen Deutsch, Englisch, Russisch und Türkisch; jeder Mitarbeiter stellt seine Sprache selbst ein.
- **Export:** Ausgabe der Auswertungen nach DATEV, Excel und CSV, Anbindung an Lexware Office und sevDesk, Versand direkt an die Steuerkanzlei sowie eine API mit eigenem Schlüssel.

## Plattformen

TimeShape ist als native App für iOS und Android sowie als Webanwendung im Browser verfügbar. Mitarbeiter nutzen typischerweise die App zum Stempeln; Administratoren und Lohnbuchhaltung arbeiten im Browser mit Dienstplan, Auswertung und Export. Für Betriebe mit festem Eingang gibt es ein Kiosk-Terminal, an dem ein Tablet mehrere Personen stempelt.

- App Store (iOS): https://apps.apple.com/de/app/timeshape/id6761113968
- Google Play (Android): https://play.google.com/store/apps/details?id=com.timeshape.app

## Zielbranchen

TimeShape eignet sich besonders für Teams mit mobilen oder wechselnden Einsatzorten — und ebenso für Büros, die ohne Standort erfassen:

- Handwerk und Baustelle
- Pflege (ambulant und stationär)
- Sozialbereich und Betreuung
- Gastronomie
- Gebäudereinigung
- Einzelhandel und Filialen
- Büro und Verwaltung
- Sicherheitsdienste
- Außendienst

## Rechtssicherheit: ArbZG, DSGVO und MiLoG

- **Arbeitszeitgesetz (ArbZG):** TimeShape erfasst Arbeits- und Pausenzeiten systematisch und manipulationssicher — entsprechend der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (BAG-Urteil 1 ABR 22/21). Die Pausenregelung nach §4 ArbZG (mehr als 6 Stunden: mindestens 30 Minuten; mehr als 9 Stunden: mindestens 45 Minuten) wird geprüft, die Tageshöchstarbeitszeit nach §3 überwacht.
- **DSGVO:** Datensparsame Erfassung, kein Tracking und keine Werbung. Der GPS-Standort wird nur während einer aktiven Schicht erfasst — es entstehen keine Bewegungsprofile in der Freizeit. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO wird bei der Registrierung geschlossen.
- **MiLoG:** Unterstützung der Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz.
- **EU-Hosting:** Betrieb ausschließlich in EU-Rechenzentren, Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, manipulationssicheres Audit-Log.

## Datenschutz und GPS

Der Standort wird ausschließlich beim aktiven Ein- und Ausstempeln sowie zur Geofence-Prüfung während einer laufenden Schicht verwendet. Außerhalb der Arbeitszeit findet keine Standorterfassung statt. Damit ist der GPS-Einsatz auf den Zweck der Zeiterfassung beschränkt und DSGVO-konform. Wo kein Standort nötig ist — etwa im Büro oder Homeoffice — lässt sich die Standorterfassung firmenweit oder je Mitarbeiter ganz abschalten.

## Export und Lohnabrechnung

Die ausgewerteten Stunden lassen sich nach DATEV, Excel und CSV exportieren; für Lexware Office und sevDesk gibt es eine direkte Anbindung mit eigenem Zugang. Auswertungen können auch unmittelbar an die Steuerkanzlei geschickt werden. Wer eigene Systeme anbinden will, nutzt die API mit einem selbst erzeugten Schlüssel.

## Preise und kostenlose Testphase

- **Preis:** 4,99 € netto pro Mitarbeiter und Monat (zzgl. 19 % MwSt.).
- **Abrechnung:** alle 3 Monate im Voraus (14,97 € pro Mitarbeiter) oder jährlich im Voraus (53,89 € pro Mitarbeiter, entspricht 4,49 € pro Monat).
- **Testphase:** 14 Tage kostenlos. Zum Start sind keine Zahlungsdaten noetig; beim Einrichten waehlt der Kunde Rechnung, Karte oder „spaeter hinzufuegen". Waehrend der Testphase wird nichts abgebucht.
- **Nach der Testphase:** Wird nicht bis zum letzten Testtag gekuendigt, geht der Zugang in die bei der Registrierung gewaehlte Laufzeit ueber (3 oder 12 Monate) und wird kostenpflichtig. Mit hinterlegter Karte wird darueber abgerechnet, ohne Karte per Rechnung (zahlbar innerhalb von 14 Tagen). Auf diese Folge wird bei der Registrierung gesondert hingewiesen. Fuer Kunden, die sich vor dem 17.09.2026 registriert haben, endet der Test ohne hinterlegte Zahlungsart weiterhin ohne Zahlungspflicht.
- **Kuendigung waehrend der Testphase:** jederzeit und ohne Frist, per E-Mail oder in den Kontoeinstellungen.

Details: https://timeshape.de/preise

## Wichtige Seiten

- Funktionen: https://timeshape.de/features
- Preise: https://timeshape.de/preise
- Stundenauswertung: https://timeshape.de/funktionen/stundenauswertung
- Branchenübersicht: https://timeshape.de/branchen
- Zeiterfassung Pflege & Sozialbereich: https://timeshape.de/branchen/pflege-sozialbereich
- Zeiterfassung Handwerk & Baustelle: https://timeshape.de/branchen/handwerk
- Zeiterfassung Gastronomie: https://timeshape.de/branchen/gastronomie
- Zeiterfassung Gebäudereinigung: https://timeshape.de/branchen/reinigung
- Zeiterfassung Einzelhandel: https://timeshape.de/branchen/einzelhandel
- Zeiterfassung Büro & Verwaltung: https://timeshape.de/branchen/buero
- Kiosk-Terminal (Live-Demo): https://timeshape.de/kiosk-demo
- Compliance: https://timeshape.de/compliance-info
- FAQ: https://timeshape.de/faq
- Kontakt: https://timeshape.de/kontakt

## Anbieter

KAIA by Kantarevic & Bastong GbR — Full-Stack-Agentur für Websites, Mobile Apps und SaaS-Produkte. TimeShape wird in Deutschland entwickelt und in der EU betrieben.