Zeiterfassung für Büro & Verwaltung

Ja. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt seit dem BAG-Urteil 1 ABR 22/21 für alle Arbeitnehmer — unabhängig davon, ob jemand auf der Baustelle oder am Schreibtisch arbeitet. Sie muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Eine Excel-Tabelle, die am Monatsende von Hand gefüllt wird, erfüllt das nicht: Sie ist nachträglich änderbar und belegt nichts.

Ja, und zwar vollständig. Die Standorterfassung lässt sich firmenweit und zusätzlich je Mitarbeiter abschalten ("nur die Zeit erfassen"). Dann entfallen GPS-Punkt, Standortnachweis und die Warnung beim Verlassen des Einsatzgebiets — die Zeit wird weiterhin erfasst, geprüft und im Zeitkonto verrechnet. Für Büroarbeit ist das der Normalfall.

Im Arbeitszeitmodell steht die Sollzeit je Wochentag — etwa Mo–Do je 8:00 und Fr 6:00. Das Zeitkonto stellt der Sollzeit die erfasste Ist-Zeit gegenüber und schreibt den Saldo je Tag und Monat fort. Wer heute länger bleibt und morgen früher geht, sieht das im eigenen Saldo, ohne dass jemand nachrechnen muss. Das Modell wird versioniert: Eine Änderung gilt ab ihrem Stichtag, bereits bewertete Tage bleiben unverändert.

Ja. Der Saldo ist jederzeit einsehbar — für den Mitarbeiter im eigenen Portal, für die Personalverwaltung in der Akte. Auszahlungen und Korrekturen laufen als eigene Buchung mit Pflichtbegründung und sind unveränderlich: Ein Irrtum wird durch eine Gegenbuchung geheilt, nicht überschrieben. Urlaubsanspruch, genommene Tage und Rest stehen daneben.

Der Mitarbeiter wählt vor dem Einstempeln den Arbeitsort: Betrieb, Homeoffice, unterwegs oder beim Kunden. Bei Homeoffice wird kein Standort erfasst — das steht als Hinweis direkt bei der Auswahl, bevor gewählt wird (Art. 13 DSGVO). Für die Auswertung bleibt trotzdem sichtbar, an welchen Tagen von wo gearbeitet wurde.

Technisch ja, rechtlich nur mit Grundlage: Toleranz und Kappung greifen in den Vergütungsanspruch ein und setzen eine Betriebsvereinbarung oder eine entsprechende vertragliche Abrede voraus. Ohne sie bleiben die Felder auf den neutralen Werten — keine Kappung, Toleranz 0. Gekappte Stunden bleiben in jedem Fall dokumentiert und der Vergütungsanspruch besteht fort (BAG 1 ABR 40/12). TimeShape weist beim Einstellen darauf hin, statt es stillschweigend zuzulassen.

Die Stundenauswertung lässt sich als DATEV-, Excel- oder CSV-Datei exportieren und direkt an Lohnbüro oder Steuerberater übergeben. Für den Steuerberater gibt es eine eigene Ansicht mit den Lohndaten des Monats.

Für sie gibt es das Kiosk-Terminal: ein Tablet am Empfang oder im Büro, an dem sich Mitarbeiter mit einer PIN ein- und ausstempeln. Es braucht keine App auf dem privaten Gerät und keine dienstliche Handynummer.