Zeiterfassung für Pflege & Sozialbereich

Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch zu erfassen — das gilt für Pflegedienste und Sozialeinrichtungen unverändert. Dazu kommen die Aufzeichnungspflicht nach §16 Abs. 2 ArbZG bei Mehrarbeit sowie die Nachweispflichten gegenüber Kostenträgern. TimeShape protokolliert Arbeits- und Pausenzeiten manipulationssicher und führt ein unveränderbares Audit-Log.

Nein. Viele Träger betreiben beides — einen Pflegedienst und daneben Wohngruppen, Beratungsstellen oder Assistenzdienste. In TimeShape liegen alle Bereiche in einer Firma: gemeinsame Stammdaten, getrennte Standorte und Teams, getrennte Auswertung. Springerkräfte, die in beiden Bereichen arbeiten, existieren nur einmal im System und werden pro Einsatz dem richtigen Standort zugeordnet.

Mitarbeitende stempeln per App direkt vor Ort ein und aus. Der GPS-Standort wird ausschließlich während einer aktiven Schicht erfasst und dient nur der Verifizierung des Einsatzortes — keine Bewegungsprofile, keine Erfassung in der Freizeit. Pro Standort oder Einsatzort lässt sich eine Geofencing-Zone hinterlegen, sodass Stempelungen automatisch richtig zugeordnet werden.

Die Schichtplanung unterstützt Früh-, Spät- und Nachtdienst inklusive datumsübergreifender Schichten und automatischer Pausenabzüge. Nachtstunden werden für die Zuschlagsberechnung separat ausgewiesen; Bereitschafts- und Rufbereitschaftszeiten lassen sich als eigene Schichtart führen und getrennt auswerten.

Ja. Bis zu 500 Stempelvorgänge werden lokal auf dem Gerät gepuffert und synchronisieren automatisch, sobald wieder Empfang besteht. Im Wohnheim-Keller, beim Hausbesuch auf dem Land oder im Fahrstuhl geht dadurch kein Einsatz verloren.

Ja. Über Rollen und Arbeitszeitmodelle lassen sich unterschiedliche Beschäftigtengruppen parallel abbilden. Stundensätze und Schichtarten sind individuell konfigurierbar, die Auswertung trennt sauber nach Vertragsart — für die Lohnabrechnung ebenso wie für den Verwendungsnachweis.

Ja. Hosting ausschließlich in EU-Rechenzentren (Firebase eur3, Belgien/Niederlande), TLS 1.3 und AES-256, AVV automatisch bei Registrierung, keine Drittanbieter-Tracker. Gerade dort, wo Klient:innen- und Bewohner:innendaten im Spiel sind, verlässt kein Datensatz die EU.

Nein — und das ist bewusst so. TimeShape erfasst Arbeitszeit, Schichten, Abwesenheiten und Einsatzorte der Mitarbeitenden. Die pflegerische Leistungsdokumentation am Klienten bleibt in eurer Pflegesoftware. Die Stundenauswertung geht per DATEV-, Lexware- oder sevDesk-Export an die Lohnbuchhaltung.